Sollten Sie für Ihr Unternehmen eine Standardsoftware kaufen oder eine Individualsoftware entwickeln lassen? Die kurze Antwort: Passt Ihre Arbeit zum Ablauf der Standardsoftware, dann nutzen Sie sie; passt das Programm nicht zu Ihrer Arbeit und kostet Sie das jeden Tag Zeit, brauchen Sie Individualsoftware. Individualsoftware ist kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug für die Fälle, in denen die fertige Lösung nicht ausreicht. In diesem Beitrag erklären wir den Unterschied, zeigen, wann Individualsoftware nötig ist, und beschreiben, wie ein solches Projekt abläuft.
Wann reicht Standardsoftware aus?
Aufgaben wie Buchhaltung, Lohnabrechnung, E-Rechnung oder eine einfache Lagerverwaltung sehen in fast jedem Unternehmen ähnlich aus. Für diese Bereiche gibt es Standardprogramme, die seit Jahren weiterentwickelt werden, und meistens sind sie die richtige Wahl. Sie können sofort loslegen, um gesetzliche Änderungen kümmert sich der Hersteller, und was Sie zahlen, steht von Anfang an fest.
Genau hier liegt auch die Grenze der Standardsoftware: Sie ist für alle geschrieben und kennt die Besonderheiten Ihres Geschäfts nicht. Entweder passen Sie Ihre Arbeit an das Programm an, oder Sie führen den fehlenden Teil woanders – meist in einer Tabelle.
Wann ist Individualsoftware nötig?
Trifft eines der folgenden drei Anzeichen zu, ist es Zeit, über Individualsoftware nachzudenken:
- Ihr Arbeitsablauf passt nicht zur Standardsoftware. Ihr Angebots-, Produktions-, Versand- oder Terminprozess enthält eigene Schritte, die das Programm nicht kennt. Das Team sucht nach Wegen, um das Programm herumzuarbeiten.
- Ihre Programme sprechen nicht miteinander. Website, Buchhaltung, Versand und Lager laufen getrennt. Die Daten dazwischen übertragen Menschen von Hand.
- Dieselben Daten werden zweimal erfasst. Eine Bestellung wird erst an einer Stelle eingetragen, dann an einer zweiten. Doppelte Dateneingabe kostet Zeit und ist fehleranfällig; stimmen zwei Einträge nicht überein, weiß niemand, welcher richtig ist.
Individualsoftware bedeutet nicht immer ein großes System, das von Grund auf neu entsteht. Oft genügt eine kleine Integration, die die vorhandenen Programme verbindet: Die Bestellung aus dem Onlineshop landet automatisch in der Buchhaltung, der Lagerbestand wird an einer einzigen Stelle gepflegt. Statt die Standardsoftware aufzugeben, das fehlende Stück zu ergänzen – das ist für viele Unternehmen der richtige Einstieg.
Drei Fragen vor der Entscheidung
- Wie viel Zeit kostet uns diese Aufgabe? Für eine Fünf-Minuten-Aufgabe, die einmal pro Woche anfällt, braucht man keine Software entwickeln zu lassen. Für eine Aufgabe, die jeden Tag Stunden kostet, schon.
- Lässt sich das Problem mit einer Einstellung oder einer Erweiterung der Standardsoftware lösen? Loten Sie zuerst die Grenzen dessen aus, was Sie bereits haben.
- Liegt das Problem am Programm oder am Prozess selbst? Einen unübersichtlichen Prozess in Software zu gießen, verbessert ihn nicht. Erst wird der Prozess vereinfacht, dann die Software geschrieben.
Wie läuft ein Individualsoftware-Projekt ab?
Der Ablauf besteht aus sechs Schritten. Die Reihenfolge ist wichtig; jeder ausgelassene Schritt lässt sich später nur teurer nachholen.
1. Anforderungsanalyse
Wir sprechen mit den Menschen, die die Arbeit machen, und halten den heutigen Ablauf Schritt für Schritt fest. Aufgeschrieben wird nicht nur, was die Software tun soll, sondern auch, was sie nicht tun soll. In dieser Phase wird der Umfang klar.
2. Konzeption
Bildschirmmasken und Datenstruktur entstehen zunächst als Entwurf. Die künftigen Nutzer sehen die Entwürfe; Lücken zeigen sich, bevor eine Zeile Code geschrieben ist.
3. Entwicklung
Die Software wird Stück für Stück entwickelt, und jedes Stück wird Ihnen gezeigt. Ein Missverständnis fällt so nicht erst am Ende auf, sondern gleich zu Beginn.
4. Test
Die Software wird mit echten Daten und echten Nutzern erprobt. Altdaten werden übernommen, die Ergebnisse mit dem bisherigen System verglichen.
5. Übergabe
Die Software wird installiert, das Team wird in der Bedienung geschult. Bei der Übergabe erhalten Sie Quellcode und Dateien. Die Software gehört Ihnen; Sie können sie später auch mit einem anderen Team weiterentwickeln.
6. Wartung
Mit der Übergabe ist die Software nicht abgeschlossen. Verändert sich Ihr Geschäft, kommen neue Wünsche hinzu; Server- und Sicherheitsupdates werden fällig. Der Umfang der Wartung sollte gleich zu Beginn besprochen werden.
Warum es besser ist, klein anzufangen
Wer schon in der ersten Version alles haben will, verlängert das Projekt und erhöht das Risiko. Wählen Sie stattdessen den einen Ablauf, der am meisten Zeit kostet, und lösen Sie ihn zuerst. Sobald das Team mit der Software arbeitet, zeigt sich viel deutlicher als am Besprechungstisch, was wirklich gebraucht wird. Die nächsten Bausteine kommen auf Grundlage dieser Erfahrung hinzu.
Die meisten Individuallösungen laufen als Anwendung im Browser; eine gesonderte Installation ist nicht nötig, und im Büro wie im Außendienst arbeiten alle mit derselben Oberfläche. Soll die Software dieselbe technische Basis nutzen wie Ihre Website, sagen Sie das am besten von Anfang an – dann lassen sich beide Vorhaben aufeinander abgestimmt planen.
Kurz gesagt
Ist Ihre Arbeit Standard, reicht Standardsoftware. Ist Ihr Ablauf speziell, lassen sich Ihre Programme nicht verbinden oder erfassen Sie dieselben Daten doppelt, brauchen Sie Individualsoftware. Fangen Sie klein an: Lösen Sie das eine Problem, das am meisten Zeit kostet, und ergänzen Sie den Rest später.
360DSGN betreut Individualsoftware-Projekte von der Anforderungsanalyse bis zur Wartung. Einzelheiten finden Sie auf unserer Seite zum Thema Software, oder kontaktieren Sie uns.